Acquisto privato da tre fornitori con più varianti
Nell’ordine fittizio, il fornitore A propone sei fermacavi neri e sei grigi, il fornitore B quattro astucci con zip piccoli e quattro grandi, il fornitore C tre copertine per quaderni blu e tre verdi. Il cliente indica un link, una variante e una quantità per ogni riga. Il team verifica unità di vendita, disponibilità e minimo d’ordine con ciascun fornitore. Una confezione con più pezzi richiede una quantità chiara prima del confronto con un articolo venduto singolarmente.
- Indica quali dimensioni o colori sono indispensabili e se si può proporti un’alternativa da valutare.
- Un’unità di vendita poco chiara o una variante non disponibile resta da confermare nell’elenco. La nota identifica il fornitore e la riga interessata.
Approvare le righe d’acquisto e indicare la causale del pagamento
Il cliente verifica la versione del preventivo e approva righe, quantità e attività d’acquisto scelte. Il team distingue merce, servizio d’acquisto e trasporto concordato in Cina. Il pagamento a noi è assegnato a queste voci approvate. Il pagamento al fornitore segue poi il beneficiario e le istruzioni concordati separatamente. Se il fornitore cambia una variante, la riga torna al cliente per una decisione. Prima di ordinare quella parte, il team verifica l’effetto sull’importo e sulla sua ripartizione.
- Conserva insieme la versione approvata del preventivo, le decisioni per riga e la causale di ogni pagamento.
- Se le istruzioni di pagamento cambiano, falle verificare dal contatto abituale prima di procedere. Registra quali istruzioni sono state controllate e chi ha approvato la modifica.
Controllare gli arrivi e approvare separatamente consolidamento e trasporto
Alla ricezione il team collega i pacchi alle righe dei fornitori attese. I controlli concordati possono riguardare quantità, varianti visibili e alcune foto. Il cliente decide come procedere se, per esempio, un astuccio ha una misura diversa o manca un pacco. Può attendere, chiedere chiarimenti o discutere una spedizione parziale. Dopo l’imballaggio concordato, misure e peso definitivi permettono di preparare il preventivo di trasporto. La spedizione richiede la propria approvazione, con il punto di consegna e le responsabilità d’importazione registrati.
- Il verbale indica righe ricevute e mancanti, controlli svolti e decisione del cliente sugli scostamenti.
- La scheda d’imballaggio e l’approvazione del trasporto restano collegate alla stessa richiesta. Il pagamento d’acquisto copre le voci del suo preventivo mentre il trasporto può essere ancora da definire.
Ordine aziendale con due campioni e 120 scatole regalo stampate
Un secondo esempio fittizio prevede due versioni di campione prima di un ordine di 120 scatole regalo stampate. Il cliente fornisce uso previsto, dimensioni, materiale e versione del file di stampa. Il team concorda cosa confrontare e identifica le specifiche di produzione ancora aperte. Il cliente indica il campione scelto e conferma il file da usare. Se colore o costruzione differiscono, il team registra lo scostamento e chiede se serva un nuovo campione o una specifica rivista.
- Conserva l’identificativo del campione e la versione del file approvato con la decisione scritta.
- Il verbale indica la prossima azione autorizzata, per esempio rivedere l’offerta o avviare un ordine di produzione definito. La scelta del campione lascia questa azione da approvare separatamente.
Assegnare costi dei campioni, acconto e saldo alle fasi concordate
Cliente e team precisano cosa copre ogni pagamento. Campioni, acconto di produzione e saldo possono avere riferimenti e condizioni di approvazione distinti. Il team confronta importo e valuta concordati con quanto ricevuto e registra la parte non assegnata. Il cliente conferma l’ordine e l’istruzione di produzione associata all’acconto. L’ordine tra controllo e pagamento del saldo dipende dalle condizioni effettivamente concordate con il fornitore. Un trasferimento in attesa o una trattenuta da spiegare richiedono chiarimenti prima di chiedere un altro pagamento.
- Il prospetto collega la transazione all’importo assegnato a ogni fase e al saldo ancora da confermare.
- Registra se il saldo è dovuto prima o dopo il controllo concordato secondo le condizioni effettive del fornitore. Conferma questa sequenza prima di autorizzare la rata.
Definire il controllo e le approvazioni di produzione e spedizione
Prima del controllo, cliente e team concordano quali scatole e caratteristiche esaminare. Quantità, posizione della stampa, danni visibili e imballaggio possono essere punti separati. Il verbale identifica i pezzi esaminati e i riscontri. Una stampa spostata può portare il cliente a chiedere chiarimenti, una rilavorazione o un altro controllo concordato prima di decidere sulla merce. Istruzioni di produzione, ambito del controllo e spedizione hanno ciascuno un responsabile. La consegna finale identifica anche la spedizione imballata e il trasporto ancora da confermare.
- Conserva decisioni datate separate per campione e file, produzione, riscontri del controllo e risposta ai riscontri.
- Il responsabile successivo riceve la quantità autorizzata, gli articoli trattenuti, i dati d’imballaggio disponibili e la decisione di trasporto attesa.
Un pagamento segnalato è in attesa o diverso dall’importo previsto
Nel terzo esempio fittizio, per questa fase sono dovuti CNY 2.400 e le istruzioni di bonifico indicano anch’esse CNY 2.400. Il cliente ha una registrazione della transazione, mentre il team può documentare un incasso di CNY 2.380. La causa e la ripartizione della differenza di CNY 20 restano da chiarire. Parti da quella transazione e dal suo stato visualizzato. Registra metodo, data, importo, valuta e riferimento. Il team confronta questi dati con il preventivo attuale e le informazioni d’incasso disponibili. Se la banca mittente mostra ancora il trasferimento in attesa, il cliente chiede informazioni su quel trasferimento prima di decidere un’altra azione.
- Il cliente comunica lo stato realmente mostrato e il momento della verifica. Un’interruzione o un messaggio incompleto lascia l’esito da verificare.
- La scheda di lavoro distingue importo dovuto, importo addebitato e importo confermato ricevuto, ciascuno con la propria valuta.
Riconciliare valuta, commissioni e assegnazione all’ordine
Nell’esempio fittizio, i CNY 20 sono una differenza senza spiegazione. Non sono documentati come commissione bancaria né concordati come nuovo saldo da pagare. Il cliente controlla l’addebito e l’eventuale conversione mostrata. Il team verifica quali righe sono coperte e se una parte spetta a una fase precedente. Per un bonifico possono contare le spese di invio, intermediazione o ricezione e la loro ripartizione concordata. La banca mittente può chiarire l’opzione di spesa e i dati di ricerca disponibili. Le commissioni a carico del prestatore non diventano automaticamente un debito del cliente. Se cambia anche il beneficiario, verifica le istruzioni con il contatto abituale prima di riutilizzarle.
- Registra importo e valuta originari, trattenute o conversioni documentate e ripartizione accettata per l’ordine.
- Una differenza senza spiegazione resta aperta. Chiedi al responsabile di confermare causa e istruzioni aggiornate prima di versare un’integrazione.
Integrare la richiesta CH originale e concordare la prossima azione
Usa il riferimento CH originale e lo stesso indirizzo e-mail per aggiungere i dati della transazione. Indica versione del preventivo, righe interessate e domanda precisa ancora aperta. Il team può così esaminare il pagamento nel contesto dell’acquisto esistente. Il verbale deve indicare prossima azione e responsabile, per esempio una ricerca bancaria, la conferma di una ripartizione o l’esame di una richiesta di rimborso. Conserva la risposta successiva con la transazione originale e l’approvazione necessaria per la fase seguente.
- La ricevuta del modulo conferma il salvataggio delle informazioni. Gli scambi successivi registrano l’esito della verifica del pagamento e le approvazioni successive dell’ordine.
- Se si discute un rimborso, conserva richiesta ed eventuale riferimento del rimborso con il pagamento originale, che resta nello storico.
Fonti
Stripe · Verify payment status
Stripe · Refunds and reversals
UBS · Track an international payment