Riunire spedizioni di più fornitori per la consegna in Svizzera

Situazione di partenza

Un’azienda svizzera attende i pacchi di più fornitori presso lo stesso punto di ricezione in Cina. Parte della merce ha la precedenza e alcuni pacchi sono ancora in viaggio. Prima di decidere cosa spedire, l’azienda deve verificare gli arrivi e chiarire le condizioni di ricezione in Svizzera.

Fasi e conferme

1. 01

   Confrontare i pacchi attesi con quelli ricevuti

   Chi si occupa della ricezione tiene un elenco per fornitore con riferimento dell’ordine, numero di tracciamento, numero di colli attesi e contenuto. All’arrivo associa ogni collo all’ordine corrispondente e segnala quelli mancanti o da identificare.

   Cosa confermi

   L’azienda verifica che i colli corrispondano agli ordini e indica gli articoli che le servono per primi.

2. 02

   Aspettare gli altri colli o spedire una parte

   Il team riepiloga quali colli sono disponibili e quali devono ancora arrivare. Per un invio separato, indica le eventuali operazioni di imballaggio e le voci di trasporto aggiuntive.

   Cosa confermi

   L’azienda approva i lotti da spedire insieme e le operazioni di imballaggio o protezione da eseguire.

3. 03

   Misurare i cartoni imballati e approvare il trasporto

   Dopo l’imballaggio, gli addetti alla ricezione registrano il numero di cartoni, le misure esterne e il peso lordo di ciascuno. Il team verifica il preventivo di trasporto con questi dati. Chiarisce anche l’indirizzo di consegna in Svizzera, l’accesso alla rampa o l’eventuale appuntamento e chi si occupa dei documenti d’importazione, dei costi e dell’ultima tratta.

   Cosa confermi

   L’azienda controlla il preventivo aggiornato e conferma per iscritto i servizi e le responsabilità prima della prenotazione.

4. 04

   Registrare separatamente consegna al vettore e ricezione

   Alla consegna al vettore, gli addetti annotano gli identificativi dei colli e il riferimento del trasporto. A destinazione, chi riceve la merce confronta i cartoni arrivati con la lista dei colli.

   Cosa confermi

   L’azienda conferma la ricezione usando gli identificativi dei colli. In caso di discrepanze, indica i cartoni interessati e aggiunge i documenti di ricezione o le foto disponibili.

Cosa resta agli atti

La lista dei colli approvata, il riferimento del trasporto e le istruzioni di ricezione concordate accompagnano la consegna. Chi riceve registra l’arrivo con lo stesso riferimento. In caso di discrepanze, il team può risalire al collo interessato e alle informazioni sulla consegna.

Vedi il documento di esempio