Praxisbeispiel
Pakete mehrerer Lieferanten für die Schweiz bündeln
Ein Ablaufbeispiel für Unternehmen, die Teillieferungen in China abgleichen und den Versand bis zum vereinbarten Übergabeort planen.
Beispiel eines möglichen Ablaufs mit fiktiven Auftragsdaten.
Offerte anfragenAusgangslage
Ein Schweizer Unternehmen erwartet Pakete von mehreren Lieferanten am selben Annahmeort in China. Ein Teil der Ware wird zuerst benötigt, während weitere Pakete noch unterwegs sind. Für die Entscheidung über den Versand braucht das Unternehmen eine Übersicht der Eingänge und klare Angaben zur Übergabe in der Schweiz.
Ablauf und Freigaben
Erwartete und eingetroffene Pakete abgleichen
Die Annahmestelle führt je Lieferant eine Liste mit Bestellreferenz, Sendungsnummer, erwarteter Paketanzahl und Inhalt. Beim Eingang ordnet sie jedes Packstück der passenden Bestellung zu und vermerkt offene oder unklare Zuordnungen.
Das bestätigen SieDas Unternehmen prüft die Zuordnung und kennzeichnet die Ware, die zuerst benötigt wird.
Warten oder einen Teil separat versenden
Das Team stellt zusammen, welche Pakete schon verfügbar sind und welche noch fehlen. Für einen getrennten Versand weist es die zusätzlich nötigen Packarbeiten und Transportpositionen aus.
Das bestätigen SieDas Unternehmen entscheidet, welche Partien gemeinsam reisen und welche Schutz- oder Packarbeiten es freigibt.
Fertig gepackte Kartons vermessen und Versand freigeben
Nach dem Packen erfasst die Annahmestelle Kartonzahl, Aussenmasse und Bruttogewicht je Karton. Das Team gleicht die Frachtofferte mit den Packdaten ab. Es klärt auch die Schweizer Übergabeadresse, den Zugang zur Rampe oder die nötige Anmeldung sowie die Zuständigkeit für Einfuhrunterlagen, Kosten und letzte Zustelletappe.
Das bestätigen SieDas Unternehmen prüft die aktualisierte Offerte und bestätigt die Leistungen und Zuständigkeiten schriftlich, bevor der Transport gebucht wird.
Übergabe und Empfang getrennt festhalten
Bei der Übergabe hält die Annahmestelle die Packstücknummern und die Transportreferenz fest. Am Ziel gleicht die empfangende Stelle die erhaltenen Kartons mit der Packliste ab.
Das bestätigen SieDas Unternehmen bestätigt den Empfang anhand der Packstücknummern. Bei einer Abweichung nennt es die betroffenen Kartons und fügt verfügbare Empfangsbelege oder Fotos bei.
Was im Protokoll steht
Für die Übergabe gehören die freigegebene Packliste, die Transportreferenz und die vereinbarten Empfangsanweisungen zusammen. Die empfangende Stelle hält den Eingang mit derselben Referenz fest. Bei Abweichungen kann das Team damit den betroffenen Karton und die Übergabe nachvollziehen.