Privater Einkauf bei drei Lieferanten mit mehreren Varianten
Im fiktiven Auftrag bietet Lieferant A sechs schwarze und sechs graue Kabelhalter an, Lieferant B vier kleine und vier grosse Reissverschlusstaschen und Lieferant C drei blaue und drei grüne Notizbuchhüllen. Die Kundin oder der Kunde erfasst je Position Produktlink, Variante und Stückzahl. Unser Team klärt Verkaufseinheit, Verfügbarkeit und Mindestmenge beim jeweiligen Anbieter. Ein Gebinde mit mehreren Stücken braucht eine eindeutige Mengenangabe, bevor es mit einem Einzelartikel verglichen werden kann.
- Sie benennen die erforderliche Grösse oder Farbe und entscheiden, ob ein Ersatzartikel zur Prüfung vorgeschlagen werden darf.
- Eine unklare Verkaufseinheit oder fehlende Variante bleibt in der Artikelliste offen. Die Notiz nennt Lieferant und betroffene Position.
Artikelpositionen freigeben und den Zahlungszweck festhalten
Sie prüfen die Offertenversion und geben ausgewählte Positionen, Mengen und Einkaufsarbeiten frei. Unser Team trennt Warenwert, Einkaufsservice und vereinbarten Inlandtransport in China. Ihre Zahlung an uns wird diesen Positionen zugeordnet. Die Zahlung an den Lieferanten folgt dem separat vereinbarten Empfänger und Auftrag. Ändert ein Anbieter eine Variante, geht die betroffene Position zur Entscheidung an Sie zurück. Vor dieser Teilbestellung prüft das Team auch, ob sich Betrag oder Mittelzuordnung ändern.
- Bewahren Sie die freigegebene Offertenversion, die Entscheidungen je Position und den Zweck jeder Zahlung gemeinsam auf.
- Eine geänderte Zahlungsanweisung bestätigen Sie über einen bekannten Kontakt. Halten Sie fest, welche Anweisung geprüft und von wem die Änderung freigegeben wurde.
Wareneingang prüfen und Bündelung und Fracht separat freigeben
Beim Eingang ordnet das Team die Pakete den erwarteten Lieferantenpositionen zu. Vereinbarte Prüfungen können Stückzahlen, sichtbare Varianten und ausgewählte Fotos umfassen. Weicht etwa eine Taschengrösse ab oder fehlt ein Paket, entscheiden Sie über das weitere Vorgehen. Möglich sind Abwarten, eine Rückfrage oder die Besprechung einer Teilsendung. Nach der vereinbarten Verpackung bilden endgültige Kartonmasse und Gewichte die Grundlage der Frachtofferte. Der Versand erhält eine eigene Freigabe mit festgehaltenem Übergabeort und Zuständigkeiten für die Einfuhr.
- Der Übergabevermerk nennt eingegangene und fehlende Positionen, ausgeführte Prüfungen und Ihre Entscheidung bei Abweichungen.
- Packdaten und Versandfreigabe bleiben derselben Anfrage zugeordnet. Eine Einkaufszahlung deckt den genannten Umfang ab, während die Fracht noch abgeklärt wird.
Unternehmensauftrag mit zwei Mustern und 120 bedruckten Geschenkboxen
Eine zweite fiktive Anfrage sieht zwei Musterversionen vor einer Bestellung von 120 bedruckten Geschenkboxen vor. Das Unternehmen nennt Einsatzzweck, Masse, Material und Version der Druckdatei. Unser Team stimmt ab, was der Mustervergleich prüfen soll, und hält offene Produktionsmerkmale fest. Sie benennen das ausgewählte Muster und bestätigen die Druckvorlage. Weichen Farbe oder Konstruktion ab, dokumentiert das Team den Befund und fragt, ob ein überarbeitetes Muster oder eine geänderte Spezifikation erforderlich ist.
- Musterkennung und freigegebene Druckdateiversion gehören zur schriftlichen Entscheidung.
- Der Vermerk nennt den nächsten beauftragten Schritt, etwa eine überarbeitete Offerte oder einen klar bestimmten Produktionsauftrag. Dieser Schritt wird zur Musterwahl ausdrücklich vereinbart.
Musterkosten, Anzahlung und Restbetrag den vereinbarten Stufen zuordnen
Sie und unser Team halten fest, was jede Zahlung abdecken soll. Musterarbeiten, Produktionsanzahlung und spätere Restzahlung können eigene Referenzen und Freigabebedingungen haben. Das Team vergleicht vereinbarten Betrag und Währung mit dem bestätigten Eingang und kennzeichnet einen noch nicht zugeordneten Teil. Sie bestätigen den Auftrag und die mit der Anzahlung verbundene Produktionsanweisung. Ist eine Überweisung noch offen oder ein Abzug ungeklärt, wird zuerst die bestehende Transaktion und die nächste Freigabe geklärt.
- Die Zahlungsübersicht nennt Transaktion, Zuordnung zu den einzelnen Stufen und den noch abzustimmenden Restbetrag.
- Halten Sie gemäss den tatsächlichen Lieferantenbedingungen fest, ob der Restbetrag vor oder nach der vereinbarten Prüfung fällig ist. Bestätigen Sie diese Reihenfolge, bevor Sie die Teilzahlung freigeben.
Prüfumfang sowie Produktions- und Versandfreigabe bestimmen
Vor der Prüfung legen Sie mit dem Team fest, welche Boxen und Merkmale geprüft werden. Stückzahl, Druckposition, sichtbare Schäden und Verpackung können eigene Prüfpunkte sein. Der Bericht benennt geprüfte Stücke und Befunde. Bei einem versetzten Druck können Sie eine Klärung, Nacharbeit oder eine weitere vereinbarte Prüfung anfragen. Erst danach entscheiden Sie über die Freigabe. Produktionsanweisung, Prüfumfang und Versandentscheidung erhalten jeweils eine zuständige Person. Die Übergabe nennt auch die gepackte Sendung und die noch abzustimmende Fracht.
- Freigegebenes Muster, Druckdatei, Produktionsauftrag, Prüfbericht und Reaktion auf Befunde werden als einzelne datierte Entscheidungen aufbewahrt.
- Die nächste zuständige Person erhält freigegebene Menge, zurückgehaltene Ware, vorhandene Packdaten und die offene Versandentscheidung.
Eine gemeldete Zahlung ist noch offen oder weicht vom erwarteten Betrag ab
Im dritten fiktiven Fall sind für diese Auftragsstufe CNY 2’400 fällig und die Überweisungsanweisung nennt ebenfalls CNY 2’400. Der Kunde hat einen Transaktionsbeleg, während das Team einen Eingang von CNY 2’380 belegen kann. Ursache und Zuordnung der Differenz von CNY 20 sind noch offen. Beginnen Sie mit dieser bestehenden Transaktion und dem angezeigten Stand. Nennen Sie Zahlungsart, Datum, Betrag, Währung und Transaktionsreferenz. Unser Team vergleicht den Beleg mit der aktuellen Offerte und den verfügbaren Angaben zum Zahlungseingang. Zeigt die sendende Bank die Überweisung noch als ausstehend an, fragen Sie dort zu dieser Überweisung nach, bevor Sie über einen weiteren Schritt entscheiden.
- Sie nennen den tatsächlich angezeigten Status und den Zeitpunkt der Prüfung. Ein Timeout oder eine unvollständige Meldung lässt das Ergebnis zunächst offen.
- Das Team hält fälligen Betrag, Kontobelastung und bestätigten Eingang getrennt fest und nennt jeweils die Währung.
Währung, Gebühren und Zuordnung zum Auftrag abgleichen
Die CNY 20 im fiktiven Beispiel sind eine ungeklärte Differenz. Sie sind weder als Bankgebühr belegt noch als neue Restzahlung vereinbart. Sie prüfen die Belastung und eine angezeigte Umrechnung auf Ihrem Konto. Unser Team klärt, welche Offertenpositionen die Zahlung abdecken soll und ob ein Teil zu einer früheren Stufe gehört. Bei einer Überweisung können vereinbarte Gebühren der beteiligten Banken relevant sein. Die sendende Bank kann die geltende Gebührenoption und verfügbare Angaben zur Nachverfolgung erklären. Eine vom Dienstleister zu tragende Gebühr wird nicht automatisch zu einer Kundenschuld. Weichen auch die Empfängerdaten ab, bestätigen Sie die Anweisung über den bekannten Kontakt vor einer weiteren Verwendung.
- Dokumentieren Sie ursprünglichen Betrag und Währung, belegte Abzüge oder Umrechnung und die angenommene Zuordnung zum Auftrag.
- Eine unbegründete Differenz bleibt offen. Bitten Sie die zuständige Stelle um die Ursache und die bestätigte Anweisung, bevor Sie einen Ausgleich überweisen.
Den Abgleich zur ursprünglichen CH-Anfrage ergänzen und den nächsten Schritt vereinbaren
Ergänzen Sie die Transaktionsangaben mit der ursprünglichen CH-Anfragenummer und derselben E-Mail-Adresse. Nennen Sie Offertenversion, betroffene Positionen und die noch offene Frage. So prüft unser Team die Zahlung im bestehenden Einkaufskontext. Der anschliessende Vermerk benennt Handlung und Zuständigkeit, etwa Banknachfrage, Positionszuordnung oder Prüfung einer Rückerstattungsanfrage. Bewahren Sie die Antwort zusammen mit der ursprünglichen Transaktion und der noch benötigten Freigabe für die nächste Auftragsstufe auf.
- Der Formularbeleg bestätigt, dass Ihre Angaben gespeichert wurden. Die anschliessende Rückmeldung hält das Ergebnis der Zahlungsprüfung und weitere Auftragsfreigaben fest.
- Bei einer besprochenen Erstattung bleiben Anfrage und spätere Erstattungsreferenz der ursprünglichen Zahlung zugeordnet. Der erste Zahlungsbeleg bleibt Teil des Verlaufs.
Quellen
Stripe · Verify payment status
Stripe · Refunds and reversals
UBS · Track an international payment