Praxisbeispiel
50 Ablageschalen und eine geänderte Einkaufsofferte
Eine Schweizer Firma klärt eine abweichende Farbe mit ihrem Lieferanten. Die überarbeitete Offerte zeigt, welche Positionen zur Freigabe bereitstehen.
Beispiel eines möglichen Ablaufs mit fiktiven Auftragsdaten.
Offerte anfragenAusgangslage
In der Einkaufsliste stehen 50 stapelbare Ablageschalen, 30 in Grau und 20 in Weiss. Der Lieferant bestätigt die grauen Schalen und schlägt für die weissen eine schwarze Variante vor. Die Firma muss entscheiden, ob sie nur die bestätigte Position bestellt oder zunächst den Ersatz prüft.
Ablauf und Freigaben
Die Liste mit der Offerte abgleichen
Der Einkäufer schickt die aktuelle Liste mit Lieferantenkontakt, Artikelnummer, gewünschter Grösse und Stückzahl je Farbe.
Das bestätigen SieDie Positionen für 30 graue und 20 weisse Schalen sind in Version 1 der Offerte eindeutig zugeordnet.
Die vorgeschlagene Variante prüfen
Der Lieferant bestätigt die graue Variante und schickt die Artikelnummer, Abmessungen und ein Foto der vorgeschlagenen schwarzen Schale.
Das bestätigen SieDie Firma prüft, ob sich die schwarze Variante mit den vorhandenen Schalen stapeln lässt und ob der Lieferant die graue Position separat abwickeln kann.
Die Offerte versionieren
Die Einkaufskoordination erstellt Version 2. Sie kennzeichnet die graue Position als bestätigt und führt die schwarze Variante als offenen Vorschlag. Betroffene Kostenpositionen erhalten einen aktualisierten Status.
Das bestätigen SieDie Firma sieht, welche Position sich geändert hat, welche Beträge bestätigt sind und worüber sie noch entscheiden muss.
Bestellung und weitere Schritte getrennt freigeben
Die zuständige Person prüft die Zeilen in Version 2 und bereitet die schriftliche Bestellfreigabe vor. Die Zahlungsanweisung und der spätere Versand bleiben eigene Freigaben.
Das bestätigen SieFür die Bestellfreigabe sind Lieferant, Variante und Stückzahl je ausgewählter Position festzuhalten. Der vorgeschlagene Ersatz bleibt bis zu einer eigenen Entscheidung offen.
Was im Protokoll steht
Der nächste Schritt ist die schriftliche Bestellfreigabe für die ausgewählten Zeilen in Version 2. Für die Zahlung folgen die Bestätigung von Empfänger, Betrag und Währung und eine eigene Freigabe.