Exemple de déroulement
50 corbeilles de bureau et un devis d’achat révisé
Une entreprise suisse examine un changement de coloris proposé par son fournisseur. Le devis révisé indique les lignes qui peuvent être validées.
Ce scénario illustre le déroulement d’une prestation à partir de données fictives.
Demander un devisSituation de départ
La liste d’achat prévoit 50 corbeilles de bureau empilables, dont 30 grises et 20 blanches. Le fournisseur confirme les grises et propose de remplacer les blanches par un modèle noir. L’entreprise doit décider si elle commande la ligne confirmée seule ou examine d’abord la variante proposée.
Étapes et validations
Rapprocher la liste et le devis
L’acheteur transmet la liste à jour, le contact du fournisseur, la référence, les dimensions souhaitées et la quantité par coloris.
Ce que vous validezLa version 1 du devis rattache clairement les 30 corbeilles grises et les 20 blanches à deux lignes distinctes.
Examiner la variante proposée
Le fournisseur confirme le modèle gris et transmet la référence, les dimensions et une photo du modèle noir proposé.
Ce que vous validezL’entreprise vérifie si le modèle noir s’empile avec les corbeilles déjà en place et demande si les grises peuvent être commandées séparément.
Consigner la révision du devis
La personne qui coordonne l’achat prépare la version 2. Elle indique la ligne grise comme confirmée et le modèle noir comme une proposition à valider. Elle actualise le statut des postes de coût concernés.
Ce que vous validezL’entreprise retrouve la modification, les montants confirmés et les points qui nécessitent encore sa décision.
Séparer la validation de la commande des autres décisions
Le responsable examine les lignes de la version 2 et prépare la validation écrite de la commande. L’instruction de paiement et l’expédition feront l’objet de validations distinctes.
Ce que vous validezLa validation de la commande doit préciser le fournisseur, le modèle et la quantité pour chaque ligne retenue. La variante proposée reste en attente de décision.
Ce que consigne le dossier
La prochaine décision consiste à valider par écrit les lignes retenues dans la version 2. Pour le paiement, le bénéficiaire, le montant et la devise seront confirmés avant une autorisation distincte.