Esempio pratico
50 vaschette portadocumenti e un preventivo aggiornato
Un’azienda svizzera valuta un cambio di colore proposto dal fornitore. Il preventivo aggiornato distingue le voci che si possono approvare.
Lo scenario illustra un possibile svolgimento del servizio con dati d’ordine fittizi.
Richiedi un preventivoSituazione di partenza
La lista d’acquisto prevede 50 vaschette portadocumenti impilabili, di cui 30 grigie e 20 bianche. Il fornitore conferma quelle grigie e propone un modello nero al posto di quello bianco. L’azienda deve decidere se ordinare solo la voce confermata o esaminare prima la variante proposta.
Fasi e conferme
Confrontare lista e preventivo
L’addetto agli acquisti trasmette la lista aggiornata, il contatto del fornitore, il codice articolo, le dimensioni richieste e le quantità per colore.
Cosa confermiLa versione 1 del preventivo riporta su due voci distinte le 30 vaschette grigie e le 20 bianche.
Verificare la variante proposta
Il fornitore conferma il modello grigio e invia codice, dimensioni e una foto del modello nero proposto.
Cosa confermiL’azienda verifica se la variante nera si può impilare con le vaschette già in uso e se il fornitore può gestire a parte la voce delle grigie.
Registrare la revisione del preventivo
Chi coordina l’acquisto prepara la versione 2. Indica come confermata la voce delle grigie, lascia quella delle nere come proposta da valutare e aggiorna lo stato delle voci di costo interessate.
Cosa confermiL’azienda vede cosa è cambiato, quali importi sono confermati e su quali punti deve ancora decidere.
Approvare l’ordine separatamente dalle fasi successive
Il responsabile esamina le voci della versione 2 e prepara l’approvazione scritta dell’ordine. L’istruzione di pagamento e la spedizione richiedono autorizzazioni distinte.
Cosa confermiL’approvazione dell’ordine deve indicare fornitore, variante e quantità per ogni voce scelta. L’alternativa proposta resta da valutare.
Cosa resta agli atti
Il prossimo passaggio è l’approvazione scritta delle voci scelte nella versione 2. Per il pagamento si confermeranno beneficiario, importo e valuta prima di un’autorizzazione separata.