| Prüfpunkt | Stripe | Alipay | Banküberweisung (T/T) |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Der für Ihren Auftrag vereinbarte Link zur Zahlungsseite. | Der vereinbarte Händlerlink, QR-Code oder Zahlungsweg im Wallet. | Die vereinbarten Angaben zum Empfänger und seiner Bank. |
| Vor der Freigabe | Händler, Betrag, Währung und angezeigte Optionen prüfen. | Händler, Betrag und Währung vor der Bestätigung im Wallet prüfen. | Empfängername, Konto, Bank, Währung und Zahlungsreferenz prüfen. |
| Kostenvergleich | Gesamtbetrag sowie allfällige Umrechnungs- oder Kartengebühren prüfen. | Wallet-Gesamtbetrag sowie allfällige Umrechnungs- oder Finanzierungsgebühren prüfen. | Gebühren der beteiligten Banken und erwarteten Eingangsbetrag klären. |
| Nachweis | Zahlungsbestätigung und Transaktionsreferenz. Einen ausgestellten Beleg aufbewahren. | Transaktionsdatensatz und Referenz aus dem Wallet. | Bankbeleg, Bankreferenz und eine gegebenenfalls verfügbare Trackingreferenz. |
| Unklarer Status | Die ursprüngliche Zahlung prüfen und dem Auftrag zuordnen lassen. | Die bestehende Wallet-Transaktion vor einem weiteren Versuch prüfen. | Die sendende Bank um Nachverfolgung der bestehenden Überweisung bitten. |
Denselben Auftrag und Betrag vergleichen
Verwenden Sie die zuletzt freigegebene Offerte. Halten Sie deren Q-Referenz, Ihre CH-Anfragenummer, den fälligen Betrag, die Währung und den Verwendungszweck fest. Anzahlung und Restbetrag benötigen eigene Beträge und eindeutige Referenzen. Klären Sie, welcher Betrag vor dem nächsten vereinbarten Einkaufs- oder Versandschritt eingehen muss. Damit vergleichen Sie die drei Zahlungsarten auf derselben Grundlage.
Stripe für eine gehostete Zahlungsseite
Stripe Payment Links öffnen eine gehostete Zahlungsseite. Welche Optionen angezeigt werden, hängt unter anderem von Einrichtung, Standort, Währung und Berechtigung des Händlers ab. Öffnen Sie den für den Auftrag vereinbarten Link und prüfen Sie Händler und Betrag. Fehlt eine erwartete Option oder erscheint eine andere Währung, lassen Sie die Anweisungen mit uns abgleichen.
- Link oder Zahlungsreferenz zusammen mit der Offerte aufbewahren.
- Endbetrag und eine angezeigte Umrechnung der Zahlungsseite oder des Kartenanbieters prüfen.
- Erfolgreichen Zahlungsvorgang und einen gegebenenfalls ausgestellten Beleg speichern.
Alipay für eine vereinbarte Wallet-Zahlung
Bei Alipay bestätigen Sie die Zahlung über das Wallet. Bei einem Händler-QR-Code wird der Code gescannt und der Betrag vor der Freigabe geprüft oder eingegeben. Der konkrete Ablauf hängt vom vereinbarten Zahlungsweg ab. Alipay kann auch auf einer dafür eingerichteten Stripe-Zahlungsseite erscheinen. Folgen Sie dann dem Ablauf dieser Seite, damit die Zahlung derselben Bestellung zugeordnet bleibt.
- Händler und angezeigte Währung im Wallet prüfen.
- Den für diesen Auftrag mit uns vereinbarten Zahlungsweg verwenden.
- Transaktionsdatensatz und Referenz aufbewahren, damit sich die Zahlung eindeutig zuordnen lässt.
Banküberweisung T/T anhand der Zahlungsanweisung
T/T bezeichnet eine Banküberweisung. Verwenden Sie für eine internationale Überweisung die vereinbarten Empfänger- und Bankangaben. Je nach Zielland verlangt die Bank etwa Kontonummer, IBAN, SWIFT/BIC, Bankadresse oder Zahlungszweck. Klären Sie, welche Felder für das Empfangskonto gelten. Übertragen Sie die Bestellreferenz vollständig, damit sich der eingehende Betrag Ihrem Auftrag zuordnen lässt.
Währung und Eingangsbetrag abgleichen
Weichen Offertenwährung und Belastungswährung Ihres Kontos voneinander ab, muss die Umrechnung geklärt werden. Fragen Sie, welche Währung wir erhalten sollen, wer umrechnet und welcher Gesamtbetrag Ihnen belastet wird. Bei einer Überweisung besprechen Sie Gebühren der sendenden, zwischengeschalteten oder empfangenden Bank mit Ihrer Bank. Wenn OUR, SHA oder BEN zur Auswahl stehen, lassen Sie die Wirkung der gewählten Option erklären. Vergleichen Sie die Zahlungsvereinbarung des konkreten Auftrags.
Kundenzahlung und Lieferantenfreigabe zuordnen
Ihre Zahlung an uns und die koordinierte Zahlung an einen Lieferanten sind eigene Schritte im Auftrag. Rechnung, Empfänger, Währung und Freigabe des Lieferantenauftrags müssen weiterhin abgestimmt sein. Nach dem Zahlungsvorgang ordnen wir den eingegangenen Betrag Ihrem Auftrag zu und bestätigen die nächste vereinbarte Arbeit. Bewahren Sie die Freigaben für Einkauf, Prüfung und Versand zusammen mit derselben Offertenversion auf.
Bei Rückfragen dieselbe Transaktion prüfen
Bleibt die Zahlungsseite hängen, zeigt das Wallet einen offenen Status oder ist eine Bankzahlung noch nicht zugeordnet, prüfen Sie zuerst die ursprüngliche Transaktion. Nennen Sie uns Datum, Betrag, Währung und Transaktionsreferenz zusammen mit Ihrer CH- oder Q-Referenz. Für eine Banküberweisung kann die sendende Bank eine Nachverfolgung unterstützen. Bei Stornierung, Überzahlung oder Rückerstattungswunsch beziehen Sie sich auf die ursprüngliche Zahlung und lassen Betrag und Ablauf für den Auftrag bestätigen.
Nach Ihren Zahlungsanforderungen auswählen
Wenn Sie eine gehostete Zahlungsseite bevorzugen, fragen Sie nach dem für die Offerte vereinbarten Stripe-Zahlungsweg. Für Alipay klären Sie Händlerablauf und Währung. Benötigt Ihre Buchhaltung Bankangaben und eine Rechnungsreferenz, besprechen Sie T/T. Nennen Sie Ihre Präferenz in der Anfrage. Der Zahlungsleitfaden zeigt die einzelnen Schritte und die aufzubewahrenden Nachweise.
- Freigegebener Betrag, Währung und Verwendungszweck.
- Gewünschte Zahlungsart und interne Freigabeanforderungen.
- Nachweis für die Zuordnung des Zahlungseingangs.
Von der Zahlungsbestätigung zur Auftragsfreigabe
Halten Sie für jede Zahlung fest, welcher Stand tatsächlich bestätigt ist und wer den nächsten Schritt freigibt. Verwenden Sie dazu dieselbe Offertenversion mit Q- und die zugehörige Anfrage mit CH-. Bei einer Kartenzahlung können Autorisierung und Belastung getrennt erfolgen. Bei einem Zahlungseingang sind Betrag, Währung und Zuordnung zum Auftrag zu prüfen.
Den Zahlungsweg nach Einkauf und Buchhaltung auswählen
Stripe
Wenn Sie über eine gehostete Zahlungsseite bezahlen möchten, beginnen Sie mit dem Link zur freigegebenen Offerte. Dort prüfen Sie den angezeigten Betrag und die verfügbaren Zahlungsarten vor der Autorisierung.
- Prüfen, ob eine angebotene Zahlungsart für Ihr Konto und die vereinbarte Währung passt.
- Für eine Firmenrechnung klären, welcher Rechnungsempfänger und welche Offertenreferenz zugeordnet werden. Zahlungsnachweis mit der Rechnung aufbewahren.
Alipay
Wenn Sie Alipay bereits verwenden, prüfen Sie, ob Ihr Konto den bereitgestellten Händlerablauf für diesen Auftrag abschliessen kann. Wird Alipay auf der vereinbarten Stripe-Seite angeboten, folgen Sie diesem Ablauf für die Zuordnung zum Auftrag.
- Wallet-Betrag und Währung vor der Freigabe mit den bestätigten Anweisungen vergleichen.
- Wallet-Referenz aufbewahren und die Rechnung oder die für Ihre Spesenabrechnung nötigen Belege anfragen.
Banküberweisung (T/T)
Für Unternehmen mit PO, Rechnung und bankinterner Freigabe bietet T/T einen Ablauf anhand bestätigter Empfängerangaben. Lassen Sie Ihre Bank Zahlungsweg, Umrechnung und Gebühren dieser Überweisung erläutern.
- Die berechtigte Person gleicht Empfänger, Betrag und Währung mit dem Auftrag ab.
- Vor dem Absenden Kostentragung und den dem Auftrag anzurechnenden Betrag vereinbaren. Bankreferenz für die Zuordnung aufbewahren.
| Bestätigter Stand | Was belegt ist | Wer prüft | Nächste Freigabe |
|---|---|---|---|
| Zahlung autorisiert | Soweit das Verfahren eine Reservierung vorsieht, ist der Betrag auf dem Zahlungsmittel reserviert. Der Zahlungsdienst zeigt an, ob die Belastung noch abgeschlossen werden muss. | Der Kunde prüft die Anzeige beim Zahlungsdienst. Das Team gleicht die Transaktion mit der Zahlungsaufforderung ab. | Den tatsächlichen Zahlungsabschluss bestätigen lassen, bevor ein Eingang verbucht wird. |
| Zahlung beim Dienst abgeschlossen | Der Zahlungsdienst bestätigt eine erfolgreiche Zahlung. Eine spätere Auszahlung vom Dienst auf das Bankkonto kann einen eigenen Status haben. | Das Team prüft Zahlungsreferenz, Betrag und Währung im zugehörigen Zahlungsnachweis. | Bestätigen, welcher Eingang vorliegt und welche Angaben für die Zuordnung noch fehlen. |
| Zahlungseingang bestätigt | Ein Nachweis des Zahlungsdienstes oder der Bank bestätigt den gutgeschriebenen Betrag und die Währung. Der verwendete Nachweis wird festgehalten. | Das Team prüft das empfangende Konto beziehungsweise den Zahlungsdienst und mögliche Abzüge. | Den Eingang der richtigen Offerte und dem vereinbarten Zahlungsschritt zuordnen. |
| Eingang dem Auftrag zugeordnet | Offertenversion, Zahlungsschritt, angerechneter Betrag und Kostenverteilung sind abgeglichen. Ein offener Unterschied ist mit Begründung erfasst. | Das Team bestätigt die Zuordnung. Kunde und Team klären Änderungen oder einen zusätzlichen Zahlungsbedarf. | Die berechtigte Person entscheidet über den konkret vorbereiteten Einkauf oder Versand. |
| Einkauf oder Versand freigegeben | Die berechtigte Person hat den Leistungsumfang und die Voraussetzungen des nächsten Auftragsschritts bestätigt. | Kunde oder benannte Freigabeperson und das Team prüfen die schriftliche Entscheidung gemeinsam. | Das Team führt den freigegebenen Schritt aus. Spätere Positionen behalten ihre vereinbarten Freigaben. |
Rechenbeispiel für eine Teilzahlung und einen Gebührenabzug
Vollständig fiktives Beispiel mit erfundenen Beträgen und Gebühren zur Erklärung der Zahlungszuordnung. Die tatsächlichen Beträge und Bedingungen werden für Ihren Auftrag vereinbart. Das Beispiel bleibt in CHF, damit der Gebühreneffekt sichtbar ist. Eine tatsächliche Währungsumrechnung wird zusätzlich abgeglichen.
| Position | Fiktiver Betrag | Prüfung und Zuständigkeit |
|---|---|---|
| Bestätigter Einkaufsumfang | CHF 1’000 | Kunde und Team bestätigen die enthaltenen Positionen. Der spätere Versand wird separat angeboten. |
| Für diesen Schritt vereinbarte Zahlung | CHF 600 | Beide Seiten halten fest, welche Positionen und welche nächste Freigabe dieser Betrag betrifft. |
| Angewiesener Überweisungsbetrag | CHF 600 | Der Kunde prüft den Betrag in der Bankanweisung. |
| Zusätzliche Gebühr der sendenden Bank | CHF 20 | Angenommene Gebühr, die dem Kunden zusätzlich zum Überweisungsbetrag belastet wird. |
| Gesamte Belastung beim Kunden | CHF 620 | Der Kunde gleicht die Belastung mit Überweisungsbetrag und zusätzlicher Bankgebühr ab. |
| Abzug im Überweisungsweg | CHF 10 | Angenommener Abzug. Die Bank beziehungsweise der Zahlungsnachweis soll seine Ursache und Kostenzuordnung klären. |
| Tatsächlich gutgeschriebener Betrag | CHF 590 | Das Team bestätigt diesen Eingang anhand des empfangenden Kontos. |
| Unterschied zur vereinbarten Teilzahlung | CHF 10 | Kunde und Team vergleichen den Abzug mit der vereinbarten Kostentragung und bestätigen die Behandlung schriftlich. |
| Ursprünglich vorgesehener späterer Restbetrag | CHF 400 | Der Betrag bleibt dem späteren Schritt zugeordnet und wird anhand der aktualisierten Offerte und Zahlungszuordnung bestätigt. |
| Späterer internationaler Versand | Noch zu offerieren | Umfang und Preis werden anhand der vereinbarten Versanddaten gesondert bestätigt. |
Der Kunde sieht eine Belastung von CHF 620, während im Beispiel CHF 590 eingehen. Vor einer weiteren Zahlung klären beide Seiten, wer den angenommenen Abzug von CHF 10 trägt. Bei SHA oder BEN können Banken Gebühren vom Überweisungsbetrag abziehen. Lassen Sie Ihre Bank die angebotene Spesenoption erklären. Eine zusätzliche Zahlung, der spätere Restbetrag und die Versandkosten werden jeweils ausdrücklich bestätigt.
Eine vom Händler getragene Zahlungsabwicklungsgebühr kann den Nettoerlös des Händlers mindern. Für den Kunden richten sich der bezahlte Rechnungsbetrag und ein offener Rest nach der vereinbarten Offerte und Kostenverteilung. Bevor eine Nachzahlung angefragt wird, klärt das Team, welche Art von Abzug vorliegt und wem sie zugeordnet ist.
Was jeder Zahlungsschritt festhalten soll
- Die aktuelle Offertenversion und die dazugehörigen Q- und CH-Referenzen.
- Den für diesen Schritt fälligen Betrag, frühere angerechnete Zahlungen und den bestätigten Zahlungsstatus.
- Die vereinbarte Währung sowie die Waren- und Leistungspositionen, die dieser Betrag abdeckt.
- Die Person, die Einkauf oder Versand freigeben darf, und die dafür noch zu bestätigenden Voraussetzungen.
- Den verbleibenden Betrag und separat zu bestätigende Transportkosten mit der jeweils nächsten Entscheidung.