Die Zahlung der richtigen Offerte zuordnen
Öffnen Sie die aktuelle schriftliche Offerte und die zugehörige Zahlungsaufforderung. Die Nummer mit Q- bezeichnet Ihre Offerte, die Nummer mit CH- Ihre Anfrage. Halten Sie fest, welche Version und welche Positionen Sie bezahlen möchten. Warenkosten, Einkaufsservice und späterer Versand können getrennte Zahlungsschritte haben. Lassen Sie den fälligen Teil bestätigen, wenn eine Position noch geschätzt ist oder Angaben zur fertigen Sendung fehlen.
- Offerten- und Anfragenummer sowie freigegebene Positionen zusammenhalten.
- Fälligen Betrag, Währung und Zweck einer Teilzahlung schriftlich bestätigen lassen.
Den Zahlungsweg anhand der Gesamtkosten wählen
Vergleichen Sie, was Ihr Konto belastet und welcher Betrag für den Auftrag gutgeschrieben werden soll. Ein Stripe-Link zeigt die für diese Zahlung verfügbaren Optionen. Alipay passt, wenn Sie die Zahlung mit Ihrem Konto bestätigen können. Eine Banküberweisung kommt infrage, wenn die bestätigten Kontodaten und die Abrechnung zu Ihrem Ablauf passen. Lassen Sie mögliche Zahlungsgebühren, die Umrechnung und die Kostentragung vor der Auswahl klären.
- Zahlungswährung und Währung des belasteten Kontos vergleichen.
- Betrag beim Empfänger und mögliche Gebührenabzüge klären.
- Verfügbare Optionen am aktuellen Link oder in den bestätigten Anweisungen prüfen.
Über einen Stripe-Zahlungslink bezahlen
Öffnen Sie den zur bestätigten Offerte bereitgestellten Link. Vergleichen Sie den angezeigten Händler- oder Firmennamen, die Beschreibung, den Betrag und die Währung mit den schriftlichen Angaben. Wählen Sie eine Zahlungsart, die auf dieser Seite angeboten wird, und führen Sie die angezeigte Bestätigung aus. Die Auswahl hängt von der konkreten Zahlung und den verfügbaren Zahlungsarten ab. Bewahren Sie die Bestätigungsseite und eine gegebenenfalls ausgestellte Quittung für die Zuordnung auf.
- Bei abweichendem Betrag oder unklarer Beschreibung vor der Bestätigung nachfragen.
- Eine verfügbare Transaktions- oder Quittungsreferenz zusammen mit der Offertennummer festhalten.
Alipay mit dem freigegebenen Link oder QR-Code nutzen
Folgen Sie dem für Ihren Auftrag bestätigten Alipay-Link oder Händler-QR-Code und prüfen Sie die Zahlungsseite in der App. Je nach Ablauf ist der Betrag bereits eingetragen oder muss eingegeben werden. Vergleichen Sie Empfänger und Betrag mit der Zahlungsaufforderung. Die App kann eine andere Währung anzeigen als die Offerte. Klären Sie dann vor der Freigabe, wie beide Beträge zusammenhängen. Alipay kann auch innerhalb eines Stripe-Zahlungslinks angeboten werden.
- Die Zahlung in der App abschliessen und das dort angezeigte Ergebnis prüfen.
- Alipay-Transaktionsnummer, Betrag und Zahlungsdatum zur Offerte aufbewahren.
Eine Banküberweisung per T/T vorbereiten
Übernehmen Sie die bestätigten Bankangaben vollständig in Ihre Zahlungsanweisung. Dazu gehören Empfängername und Kontonummer sowie die verlangten Angaben zur Empfängerbank. Verwenden Sie eine IBAN, wenn die Bank sie für dieses Konto angibt. Für internationale Überweisungen kann der BIC beziehungsweise SWIFT-Code erforderlich sein. Prüfen Sie die Zielwährung und ob das Konto sie empfangen kann. Klären Sie vor dem Absenden, wer Bank- und mögliche Zwischenbankgebühren trägt.
- Name, Konto, Bank und Währung mit den schriftlichen Anweisungen abgleichen.
- Die mit dem Team vereinbarte Zahlungsreferenz in das Mitteilungsfeld übernehmen.
- Die angebotene Spesenregelung OUR, SHA oder BEN mit dem vereinbarten Empfangsbetrag abstimmen.
Zahlungsstatus und Beleg zusammenhalten
Speichern Sie nach dem Auslösen den Beleg mit Datum, Betrag, Währung und Transaktionsreferenz. Halten Sie auch den angezeigten Status fest, etwa übermittelt, in Bearbeitung oder erfolgreich. Bei einer Banküberweisung können Sie den Verlauf bei Ihrer Bank prüfen. Für eine Nachforschung kann die Bank eine UETR-Zahlungsreferenz verwenden. Senden Sie dem Team die Offerten- oder Anfragenummer und die passenden Zahlungsangaben, damit der Eingang dem richtigen Auftrag zugeordnet werden kann.
- Den Status des Zahlungsdienstes und die Eingangsbestätigung des Teams getrennt festhalten.
- Bei mehreren Zahlungen jedem Beleg den bezahlten Auftragsteil zuordnen.
Eine offene Zahlung vor einem neuen Versuch klären
Wenn die Seite schliesst, eine Meldung fehlt oder die Zahlung noch bearbeitet wird, prüfen Sie zunächst den bestehenden Vorgang. Sehen Sie in der Zahlungsübersicht oder Bank-App nach und teilen Sie dem Team Referenz und Status mit. Vereinbaren Sie eine neue Zahlung erst, wenn geklärt ist, was mit dem ersten Versuch geschehen ist. Das gilt auch, wenn Sie zwischen Stripe, Alipay und Banküberweisung wechseln möchten.
- Eine bereits sichtbare Belastung zusammen mit dem unklaren Status melden.
- Nach bestätigtem Fehlschlag die Zahlungsanweisungen vor dem neuen Versuch erneut abgleichen.
Eingang, nächste Freigabe und Änderungen bestätigen
Bitten Sie das Team um Bestätigung, welcher Betrag für welche Offerte eingegangen und welcher Restbetrag gegebenenfalls offen ist. Halten Sie anschliessend die nächste Freigabe für Einkauf, Lieferantenzahlung oder Versand fest. Bei einer Teilzahlung muss eindeutig sein, welche Positionen sie abdeckt. Wenn Sie eine Zahlung ändern, zurückfordern oder einen möglichen Doppelbetrag klären möchten, kontaktieren Sie das Team mit der ursprünglichen Referenz und dem Grund. Die anwendbare Abwicklung wird für den konkreten Vorgang geprüft.
- Bei Änderungen eine aktualisierte Zahlungsaufforderung und den verbleibenden Betrag bestätigen lassen.
- Für eine Rückerstattung den vereinbarten Betrag, den Weg und den weiteren Status festhalten.
Den Zahlungsstand vor dem nächsten Auftragsschritt klären
Lesen Sie den Status zusammen mit dem dazugehörigen Nachweis. Eine Kartenautorisierung kann einen Betrag reservieren, bevor die Belastung abgeschlossen wird. Eine erfolgreiche Zahlung beim Zahlungsdienst und eine spätere Auszahlung auf ein Bankkonto können eigene Datensätze haben. Fragen Sie unser Team, welcher Eingang oder welche Gutschrift vorliegt und welcher Offerte und Teilzahlung der Betrag zugeordnet ist. Einkauf und Versand folgen dann der schriftlichen Freigabe für diesen Schritt.
- Referenz des Zahlungsdienstes oder der Bank und den genauen Status aufbewahren.
- Den diesem Auftrag angerechneten Betrag und einen offenen Unterschied festhalten.
- Klären, welche Ware oder Leistung freigegeben ist und wer dies bestätigt.
Eine Rückerstattung von der Anfrage bis zur Kontobuchung verfolgen
Ein Rückerstattungswunsch beginnt mit der Prüfung der ursprünglichen Zahlung und des Auftrags. Lassen Sie den genehmigten Betrag, eine bereits veranlasste Erstattung und die verfügbare Referenz bestätigen. Bei Stripe geht die Rückerstattung normalerweise an die ursprüngliche Zahlungsart. Bei einer Kartenzahlung kann sie als Aufhebung der ursprünglichen Belastung erscheinen. Prüfen Sie den ursprünglichen Vorgang und eine gesonderte Gutschrift. Bei offenem oder erfolglosem Status nennen Sie die Anzeige, damit das Team die ursprüngliche Transaktion vor dem nächsten Schritt prüfen kann.
- Ursprüngliche Zahlungsreferenz, gewünschter Betrag und Grund.
- Genehmigter Betrag, Ausführungsstatus und verfügbare Erstattungsreferenz.
- Sichtbare Gutschrift oder Aufhebung mit Währung und Datum.
Geänderte Zahlungsangaben über den bisherigen Kontakt prüfen
Weichen Empfänger oder Konto einer neuen Zahlungsanweisung von der freigegebenen Version ab, halten Sie die Freigabe zurück und kontaktieren Sie uns über den bisherigen Kanal. Lassen Sie die aktualisierte Anweisung, den Änderungsgrund, Empfänger, Konto und Währung bestätigen. Vergleichen Sie diese Bestätigung mit der Händlerseite oder Bankanweisung. Eine gekürzte oder lokalisierte Alipay-Beschreibung auf dem Kontoauszug kann vom Händlernamen abweichen. Verwenden Sie die Transaktionsreferenz, um einen unbekannten Eintrag zu prüfen.
- Bisherige und neue Anweisung mit derselben Q- oder CH-Referenz aufbewahren.
- Die Änderung beschreiben und Karten-, Zugangs- oder Sicherheitsdaten auslassen.
- Über die folgende Anfrage schriftliche Bestätigung der Zahlungsangaben anfordern.
Quellen
Swift · Payment tracking reference